Hvordan øke svarprosenten?
Når du inviterer til en spørreundersøkelse, ber du om å få låne respondentenes tid i noen minutter. Din forespørsel bør være godt formulert og motivere respondenten til å svare. Hvis ikke blir invitasjonen din fort slettet. Vi vil gjerne gi deg noen tips som hjelper deg med å forbedre svarprosenten i undersøkelsen din.
- Vær tydelig på hvem du er og hvorfor du spør. Dette øker troverdigheten.
- Bruk visuelle layouter med egen logo, fargepalett og så videre. Dette skaper trygghet.
- Fortell hvorfor respondenten vil tjene på å svare på undersøkelsen. Eksempel: Dersom det er en kundeundersøkelse, kan du for eksempel fremheve at dere vil bruke tilbakemedlingene til å yte enda bedre kundeservice. Dette vil respondenten nyte godt av i fremtiden.
- Ikke still spørsmål du ikke har umiddelbart bruk for. Still aldri spørsmål bare fordi det kan være "kjekt å ha". Dersom du stiller mange spørsmål, øker sannsynligheten for frafall underveis.
- Det er en fordel å gi respondentene tilbakemeldinger etter undersøkelsen. Da føler de at det er nyttig å svare, og de blir gjerne med neste gang også. Dersom det for eksempel er en kundeundersøkelse: Beskriv resultatene i et nyhetsbrev, og fortell hvordan dere eventuelt planlegger å forbedre dere som resultat av undersøkelsen.
- Fortell hvor lang tid det vil ta å svare på undersøkelsen. Vær ærlig, og gi et realistisk og ikke optimistisk anslag.
- Gå grundig gjennom spørreskjemaet før publisering. Les korrektur. Kontroller at spørsmålene er godt formulerte. Ikke noe er så irriterende for en respondent som et slurvete utformet spørreskjema.
- Gi gjerne direkte incentiver. En klassiker er å la besvarelsene være med i en trekning av en mindre gave, for eksempel et gavekort på noen hundrelapper.
- Erfaringsvis kommer de fleste svar inn rett etter utsending av invitasjoner/påminnelser. Bruk derfor påminnelsesfunksjonen til å sende ut en eller to påminnelser. Men bruk en høflig tone. Ikke bruk formuleringer ala "vi kan ikke se å ha mottatt svar fra deg". Det har en negativ klang som man forbinder med betalingspåminnelser.