Når man gjennomfører en undersøkelse, sitter man ofte med opplysninger om respondentene på forhånd. Dette kan være demografiske opplysninger som kjønn, alder og bosted. Dreier det seg om egne ansatte, er respondentens avdeling og fysiske arbeidssted interessant. Og er det snakk om kunder, kan det være interessant å inkludere kundetype og lignende.

En løsning på dette er selvsagt å spørre respondenten direkte i spørreskjemaet. Dette er imidlertid uheldig av flere grunner:

• Spørreskjemaet blir større enn nødvendig.
• Respondentene blir irriterte hvis du spør om ting de vet at du allerede kjenner til.
• Respondenter med en skjult agenda kan svare bevisst feil for å fordreie resultatet.

Løsningen er å legge inn bakgrunnsdata om respondentene i verktøyet. Da unngår man disse problemstillingene. Respondentene blir aldri stilt disse spørsmålene, men de blir likevel inkludert i svaret.

Det er flere måter å legge inn bakgrunnsdata om respondentene. Det vanligste er å legge dem inn sammen med respondentenes e-postadresser. Dette gjøres ved å trykke "Legg til respondenter" vanlig måte, og deretter følge instruksene øverst i dialogboksen.

Du kan også legge til bakgrunnsdata i ettertid. Dette passer best dersom du allerede har lagt inn respondentene, eller du ønsker å gjøre korrigeringer i bakgrunnsdataene. Først må du definere bakgrunnsdataene (dersom du ikke allerede har gjort det da du la inn respondentene). Deretter kan du gå inn på respondentene og angi bakgrunnsdata.

Bakgrunnsdataene blir inkludert blant resultatene i Excel-arket som du kan laste ned fra undersøkelsen.

Du kan også bruke bakgrunnsdata i forbindelse med visningskriterier. Eksempel: Du ønsker kun å stille et bestemt spørsmål til respondenter som du vet er over 30 år.

Viktig: I en anonym undersøkelse er du selv forpliktet til å sikre respondentenes anonymitet. Det er ikke tillatt å legge inn bakgrunnsdata som entydig kan identifisere en respondent. Det må være minst fire respondenter for hver kombinasjon av bakgrunnsdata-verdier. Dette utelukker bruk av f.eks. kundenummer i bakgrunnsdataene. Eksempel: Dersom du gjennomfører en spørreundersøkelse og legger inn kjønn og avdeling i bakgrunnsdataene, men det være minst fire kvinner og fire menn i hver avdeling.