Når du sender ut invitasjoner til undersøkelsene dine, er det mange faktorer som påvirker svarprosenten. Det er alltid viktig å informere om nytteverdien - for respondenten selv eller for andre. Noen ganger kan det være hensiktsmessig med premiering ved loddtrekning. Men det kan også være smart å tenke litt på når du sender ut invitasjoner.

• Når i løpet av året bør man sende ut invitasjoner til spørreundersøkelser?
• Når i løpet av ukens syv dager?
• Når i løpet av døgents 24 timer?

Det har blitt sendt millioner av invitasjoner og besvarelser gjennom Easyfact gjennom årene. Vi har laget litt statistikk ut av dette som vi gjerne vil dele med deg. Det kan hjelpe til å svare på disse spørsmålene.

Nøkkelspørsmålet er: Når svarer folk på spørreundersøkelser? Desto tettere du klarer å få invitasjonen din tilpasset dette, jo mer sannsynlig er det at respondenten svarer. Dessuten: Det gjelder ofte å forsøke å tenke litt motsatt av alle andre. Dermed slipper man å konkurrere om respondentens oppmerksomhet i like stor grad.

La oss ta en titt på hvordan mønsteret er i løpet av året. Grafen over viser den relative fordelingen av henholdsvis invitasjoner (blått) og besvarelser (rødt) i løpet av årets tolv måneder. Det ser ut til å være mest vanlig å sende ut undersøkelser midt på våren og midt på høsten. I januar og august er det markant lavere aktivitet. Hva med å sende ut den årlige undersøkelsen din i disse månedene neste gang?

Legg også merke til forskjellen mellom antall invitasjoner og antall besvarelser innen hver enkelt måned. I januar er det nesten dobbelt så mange som svarer på undersøkelser i forhold til hvor mange som blir invitert til undersøkelser. Dette tyder på at de tar fram invitasjoner som de har fått tidligere og besvarer dem i januar, og det indikerer at januar er en god måned for høy svarprosent. Så vårt tips er: Gjør den årlige undersøkelsen den klar nå i desember og publiser den rett etter nyttår! Så kan det godt være du ser effekten i svarprosenten.

Hva med ukedagene? Grafen over viser samme fordeling, men nå for ukens syv dager. Dette viser et klassisk mønster. Svært mange sender ut invitasjonene sine på mandag. Da får respondentene i snitt inn halvannen gang så mange invitasjoner som de rekker å besvare. Utover i uken dabber både invitasjoner og besvarelser jevnt ned. Men legg samtidig merke til lørdag og søndag. Nesten ingen sender ut invitasjoner i helgen, men det er faktisk en del som svarer. Så hva med å legge invitasjonen mot slutten av uken neste gang?

Den siste grafen viser fordelingen i løpet av døgnets 24 timer. Som du ser blir de fleste invitasjoner sendt ut i løpet av kjernetiden mellom 9 og 15. Men besvarelsene foregår i mye større grad på kveldstid. Hva med å forskyve invitasjonstidspunktet til rett etter arbeidstid? Da treffer du kanskje respondentenes svarmønstre bedre.